できる人とできない人を分けるスケジュールの立て方(基本編)

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計画通りに実行できない悩みー上手くいくスケジュールの立て方がわからない

あなたには「振り返ってみると全く計画通りに行動できなかった」という経験がないでしょうか?

週末の夜スケジュール帳に一週間の計画表を作成し月曜日の朝からいざその通りに行動しようとしても思っていたら、予想以上に時間のかかる作業があり後の予定が狂ってしまう…そうして一週間が過ぎたとき行動を見直すと当初の予定が全くこなせていない。

恥ずかしながら私にはこのような経験が数えきれない程あります。しかもある程度時間に余裕を持たせて時間割を考えているにもかかわらずです。

ただし“ある方法”を実践するようになってから少しずつ計画が思い通りにすすむようになりました。

もしあなたも予定通り計画を実行できていない一人だとしたらこれからお教えする方法はきっと役に立つことでしょう。

所要時間を把握する

せっかく計画をたててもきちんと実行できない人は日頃から小刻みに自分の行動を記録するクセをつけるべきです。

なぜなら時間管理をするためには物事をする際に自分がどれだけ時間をかけているか把握しておくことが必要不可欠だからです。

所要時間を把握できていないと時間配分の目途が立たないのでスケジュール帳を埋めていくことができません。

単純なことのように思えますが自分が何にどれだけ時間を使っているのか理解している人は少ないものです。

  • テスト前に出題範囲を示されて勉強計画表を作ったのはいいもののテスト週間に思っていたほど勉強がはかどらずに結局試験前日に一夜漬けでプリントを丸暗記しテストに挑む学生
  • テレビを見たり家事をしたりしているうちにアッという間に夕方になってしまったと後悔する主婦
  • 毎日残業で疲れ果ててしまっているサラリーマン

彼らは計画をたてるとき自分が何にどれだけの時間がかかるのか把握できていないうちから“優先順位”を決めてスケジュールに落とし込もうとしてしまいます。

これでは動線を基に“いかに効率よく動けばよいのか”は考えつくかもしれませんが“時間を有効に管理すること”はできません。

朝食・昼食・夕食を食べる時間や通勤通学時間、睡眠時間など日常生活に実際どれほどの時間が必要なのかといったことから自分の集中力がどれくらいで途切れるのか、掃除・洗濯にどれほどの時間を要するのか、文章を読む速度はどれくらいなのかといったことまで自分のペースを考慮できていなければ当然のように無理が生じてしまうものです。

そこで、自分の行動を記録することで何にどれだけの時間を使っているのかを自覚できるようになりスケジュール帳への落とし込みが上手くできるようになるのです。

もし本当に時間を管理したいのであれば今すぐ自分自身の行動を小刻みに記録するようにするべきでしょう。

さぁ!今すぐ実践してみてください!

具体的な行動記録案

  1. パソコンを起動(タブレットやスマホでも可)
  2. 「日々の行動記録」という題の新しいスプレットシートをExcelで作成(外出先でも行動を記録できるのでクラウド化されたアプリやソフトを利用するのがオススメ)
  3. スプレットシートの縦軸に15分刻みの時間、横軸に日付を記入し時間割表を描く
  4. この記事を読んだことを今の時刻の欄に入力する(そうやってこれから暇さえあれば行動を振り返って枠を埋めていく)
  5. 週末に読み返す時間を確保しておき何にどれだけの時間を使っているのかを振り返る
  6. 翌週も続ける…

でも…

自分のペースに合わせて計画を立てていたのでは仕事がはかどらないのでは?

自分の行動を逐一記録するなんて面倒だし、記録する時間が勿体ないし、そもそも過去の時間配分がわかってもこれから先に起こることはわからないはずでは?

このように感じる人もいるでしょう。

たしかに先に時間を設定するからこそ時間内に終わらせようという意識が働き効率的に仕事を終わらせる努力ができるのかもしれません。

私も最初はそう思っていました。

しかしながら根性で時間内に仕事を終わらせようとしても徐々にボロが出始めやがて計画は崩壊していくということをこの身をもって体験したので、私はそのような計画の立て方を辞めました。

たしかにいくら行動を記録していても未来の所要時間が完璧にわかるわけではありません。仕事の内容によって多少のタイムラグは生まれるものです。

それに記録をつける手間も時間も「勿体ない」といえば勿体ないと思います。

しかしながら時間を意識せず惰性で物事をすすめていたままでは何も変わりません。時間を管理することの難しさはあなたもよく実感していることだと思います。

それに、行動を記録することで時間管理以外にも得られるメリットがあることに気づくはずです。

  • 記録を着けることで成長を実感できる
  • 過去の自分と比較しながら計画が立てられるので次の仕事へのモチベーションになる
  • 記録をつけていると無意識にしている無駄な動作を意識の力によって修正できるようになる
  • 計画通りにいかないことが続いてくると精神的にも自分を追い込んでしまう

目標を実現していく上でこれらの精神的な基準から得られる恩恵は大きいのです。

計画通りにことがすすまないと実感しているなら今日一日だけでもいいので自分の行動を記録してみてください。

感謝の文

読んでくださってありがとうございました。

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