プレゼンテーションを成功させる人の準備術

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予想外の結果に怯えるビジネスマン

できるだけ細分化(チャンクダウン)された行動目標を示す

全く同じとはいいませんが、あなたにも自分の計画性のなさを痛感させられてしまった次のような苦い経験が1度や2度はあるのではないでしょうか。

上司から二週間後の大事なプレゼンテーションを任され、「期待しているぞ」と声をかけられ、スケジュール帳の14日後の午前の欄に「プレゼンの発表」と記入し、さっそく用意にとりかかることにしたものの、いざ準備に取り掛かってみると他にも並行してやらなければいけない仕事があるのでなかなか用意がすすまない。

そうこうしているうちに、依頼されたときは鼻から白い息がプシューっと吹き出しそうなくらいの勢いだったはずなのに徐々にやる気が削がれ、結局ギリギリまで後回しにした結果、徹夜で作成した資料をほとんど読み返すことなく発表することに…。

当然これでは上司の期待に添えるような資料の作成はできず、プレゼンテーションでも結果を出すことが難しくなります。

それでは、このような場合どのように計画を立てればよいのでしょう?

このようなタスク型の計画を立てるときは結果目標をスケジュール帳に落とし込むだけではなく、行動目標をできるだけ細分化して考えるように心がける必要があります。そうすることで時間を把握するのが難しいタスク型の仕事もスムーズにこなせるようになるからです。

例えば先の悪いポイントは、プレゼンテーションの期日を手帳に記入しその用意をする時間を数時間確保しようと心掛けるだけでスケジュールの作成が終わってしまった点にあります。

たしかに「プレゼンを行う期日」はアポイントメント型の予定なので日程を忘れないためにもスケジュール帳に落とし込む必要があります。

ただし「プレゼンを成功させる」という結果はタスク型の予定に当たるので「プレゼンの用意」という大雑把な予定を組むだけでは所要時間がどれだけ必要なのか見当がつかず計画を実践することを難しくしてしまうのです。

だからこそこのような事態を避けるために行動目標を細分化し「見える化」することが大切なのです。

例えばプレゼンをするために必要な次のようなTO DOリストを作成してみるとよいでしょう。

  • プレゼンで一番伝えたいことを明確にする
  • プレゼンの構成を考える
  • 必要な資料を集める(インターネット・社内資料・本など)
  • 手伝ってもらえそうな人を探す
  • パワーポイントの作成に取り掛かる
  • 配布資料のコピーをとる
  • 資料を見直しプレゼンのシミュレーションをする
  • 資料やシミュレーションを見てくれる仲間を探す
  • 聞き手の顔を想像し突っ込まれそうなポイントを考えてみる
  • パワーポイントや配布資料の見直し・改善
  • このように一通りリストが完成したら次にそれぞれの行動に必要な所要時間の目安を考えてみてください。
  • プレゼンで一番伝えたいことを明確にする(30分)
  • プレゼンの構成を考える(1時間)
  • 必要な資料を集める(1時間から6時間)
  • 手伝ってもらえそうな人を探す(2時間)
  • パワーポイントの作成に取り掛かる(5時間)
  • 配布資料のコピーをとる(30分)
  • 資料を見直しプレゼンのシミュレーションをする(1時間)
  • 資料やシミュレーションを見てくれる仲間を探す(2時間)
  • 聞き手の顔を想像し突っ込まれそうなポイントを考えてみる(1時間)
  • パワーポイントや配布資料の見直し・改善(1時間)

こうすることではじめてプレゼンの用意にどれくらいの時間が必要なのかが把握できるようになってきます。

そして出来上がった項目を順序立てて、他のスケジュールと照らし合わせながら計画表に落とし込んでいくのです。

もし時間が足りないことがわかったら優先順位を考え無駄な工程を省くことも考慮しましょう。

こうすることで次のような効果をあなたは得られるようになるはずです。

  • ついつい時間を費やしてしまう工程、例えば資料集めや資料作成を効率よく切り上げることができる
  • 次にやるべきことを明確にすることができる
  • やる気を引き出すことができる
  • 所要時間を把握しやすくなる

是非一度試してみてください。

最後に、計画表が完成したら、他人でも同じように実践できるかどうか想像してみてください。

もし再現性がないと感じたらその計画表はまだ改善の余地があるということです。

なぜなら未来のあなたは今のあなたと同じ状態ではないからです。

計画を立てるということは未来の自分の時間をあてにする行為です。思いやりと余裕を持たせたわかりやすい構文を残してあげることが大切です。

「やらなければ」とは思っているもののいつも期限ギリギリまで仕事を溜めこんでしまう人は、その予定がアポイントメント型なのかタスク型なのか予定を見極め、タスク型の計画を立てるときは結果目標に辿り着くための行動目標をできるだけチャンクダウンして考えるようにしてみてください。

そうすることで余裕をもった時間の使い方ができるようになり、結果も自信もついてくることでしょう。

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